Ya sea que quieras hacer preparación de impuestos anuales una brisa o eres preparándose para una emergencia, tener un conjunto actualizado de documentos importantes cuidadosamente archivados y almacenados en un lugar seguro es una excelente manera de comenzar bien el año.
La cantidad de documentos que requieren atención puede parecer abrumadora al principio, pero se pueden abordar fácilmente cuando se clasifican en grupos y se revisan unos pocos a la vez.
Estos pasos proporcionan un plan simple para ayudarlo a comenzar:
Cree una lista completa de nombres, direcciones y números de teléfono
Este puede parecer un primer paso extraño o innecesario, pero una lista de recursos podría ser una herramienta invaluable si uno de sus documentos se pierde o es robado en el futuro. También tenga en cuenta que, en caso de una emergencia, puede ser un familiar o un amigo cercano quien necesite recuperar y acceder a documentos e información en su nombre. Su lista de recursos puede hacer que ese proceso sea fácil y eficiente para ellos si incluye todo.
Compile e imprima una hoja de cálculo o cree una lista de cinco columnas a mano que incluya el tipo de recurso (es decir, banco, compañía de tarjetas de crédito, compañía de seguros, abogado, contador, médico) y el nombre de la cuenta, número de cuenta, número de teléfono de la compañía y dirección de la empresa para cada uno. Si planea guardar documentos originales como actas de nacimiento, licencias de matrimonio o escrituras en una caja de seguridad u otro lugar seguro, incluya esa información también en su lista de recursos.
Revise las pólizas de seguro y prepárese para los documentos relacionados
Evalúe cada una de sus pólizas de seguro y asegúrese de que su límites de cobertura, deducibles y exenciones de cobertura aún se alinean con sus necesidades. Establezca carpetas de archivos separadas o secciones separadas de una carpeta para cada póliza de seguro y almacene la documentación de su póliza actual en cada una. Esto facilitará la organización posterior de cualquier documento de reclamación asociado, si surge la necesidad.
Se deben mantener archivos separados para:
- Seguro de salud
- Seguro de vida
- Seguro para propietarios de casas
- Seguro de auto
- Seguro complementario (inundación, incendio, terremoto, etc.)
Reúna sus documentos fiscales
Nunca es demasiado pronto para reunir todos los documentos y recibos que necesitará para preparar sus impuestos. Recibos de donaciones deducibles de impuestos, registros de primas de seguro médico y gastos médicos pagados de su bolsillo, registros de gastos de cuidado infantil, declaraciones de intereses devengados y cualquier formulario 1099 son cosas ideales para organizar en este archivo. Junto con los recibos y formularios que necesitará para calcular deducciones, pagos y gastos, también debe incluir una copia de su última declaración de impuestos como referencia cuando llegue el momento de completar su declaración del período más reciente.
Examine los registros de su cuenta bancaria
¿Está pagando tarifas por servicios que podría obtener de forma gratuita? ¿Ha superado los beneficios que le ofrecía su cuenta cuando la abrió por primera vez? ¿Podría estar ganando más con sus ahorros? Un examen minucioso del rendimiento de su cuenta podría contener la respuesta a todas esas preguntas.
Los bancos están en constante competencia para ganar su negocio. Si su banco ya no satisface sus necesidades, compararlo con otros en su área. Es posible que descubra que puede obtener beneficios financieros sorprendentes al mudarse a otra institución.
Cuando esté satisfecho de que sus cuentas están en buenas manos, cree un archivo para el papeleo importante de la cuenta y esfuércese por mantener su archivo actualizado si se producen cambios más adelante.
Revise los préstamos e hipotecas para obtener el máximo rendimiento
Si su hipoteca o préstamos personales tienen más de unos pocos años, es posible que esté pagando demasiado. Busque las tasas de interés actuales en productos de préstamo comparables y hable con su prestamista para saber si el refinanciamiento interno es una opción. Los prestamistas a menudo ofrecerán un proceso de refinanciación más fácil si está dispuesto a mantener su negocio con ellos en lugar de refinanciar en otro lugar. Discuta las opciones disponibles con ellos primero si está considerando reducir sus intereses y pagos mensuales.
Además de los números de cuenta y la información de contacto registrados en su lista de recursos, tenga a mano un estado de cuenta anual de los pagos de capital aplicados, los pagos de intereses aplicados y cualquier pago de depósito en garantía para una fácil referencia.
Reúna y etiquete claramente los testamentos, escrituras, fideicomisos y poderes notariales
Se recomienda guardar sus originales en una caja de seguridad fuera del sitio cuando se trata de documentos legalmente confidenciales como testamentos, escrituras, fideicomisos y poderes notariales, pero debe guardar copias de cada uno de estos registros con los documentos de su hogar para una fácil referencia.
¿Está su testamento al día? Si lo completó cuando sus hijos eran pequeños y ya cumplieron dieciocho años, o tal vez ha pasado por cambios en la vida, como un matrimonio o un divorcio, entonces puede ser el momento de hacer algunos cambios.
Recuerde, en caso de una emergencia, la responsabilidad de estos registros puede recaer en un amigo o familiar de confianza. La preparación y planificación que está haciendo ahora hará que sus tareas sean mucho más fáciles de gestionar en el futuro. Esta útil lista de verificación para el almacenamiento de documentos importantes está disponible de forma gratuita en la Extensión Cooperativa de Virginia y puede ayudarle a asegurarse de que no se pase nada por alto.
